Vädret är den största risken som alla företag som erbjuder utomhusaktiviteter delar, och det kommer sällan som en överraskning. Det som är problematiskt är inte själva regnet, utan kaoset: otydliga beslut, irriterade gäster och personal som improviserar. De flesta förberedelser kan göras innan den första dåliga dagen under säsongen.

1. Bestäm dina utlösare i förväg

Skriv ner vilka väderförhållanden som stoppar eller ändrar en aktivitet, och vem som fattar beslutet. Otydliga regler som "om det ser dåligt ut" leder till argument vid biljettförsäljningen.

  • Sätt tydliga gränser för varje aktivitet: vindhastighet för åkning, båtturer och klättring; avstånd till blixtnedslag; temperatur för ansträngande aktiviteter; is eller stillastående vatten på stigar.
  • Välj en beslutsfattare per skift, samt en ersättare.
  • Sätt upp fasta tidpunkter för kontroller, till exempel 90 minuter och 30 minuter före den första sessionen, så att beslutet aldrig tas i sista stund.
  • Använd en eller två väderprognos-källor som teamet är överens om, istället för att alla använder olika appar.

2. Skriv en väderpolicy som gästerna enkelt kan förstå

Håll det kort och placera det där folk bokar, i bekräftelse-e-posten och på biljetten. Täck tre situationer: om du avbokar, om du minskar tiden, eller om gästen väljer att inte komma vid lätt regn.

  • Beskriv vad du erbjuder när du avbokar: en ombokning, en kredit eller en återbetalning. Välj en huvudalternativ och håll dig till det.
  • Förklara vad som räknas som "drift". Om en session äger rum i regn, ange det.
  • Ange en tidsfrist för gästernas beslut som är rättvis för båda parter.

En vanlig misstag är att vara generös i praktiken, men strikt i skriften. Gäster kommer ihåg formuleringen när de är upprörda, så se till att den skriftliga versionen är en som du faktiskt kommer att hålla dig till.

3. Skapa en version av ditt erbjudande som är lämplig för regniga och varma dagar.

För varje produkt: Vilken är dess motsvarighet för dåligt väder?

  • Regn: alternativ med skydd, kortare sessioner inomhus, ponchos till överkomliga priser, en torr plats att vänta och äta.
  • Värme: skuggiga platser, fria vattenkällor, möjligheter att besöka vid olika tider, lugnare aktiviteter under dagen.
  • Kallt och blåsigt: Varm dryck, uppvärmd skydd, en kortare rutt med en tydlig vändpunkt.

Utbilda personalen att presentera det alternativa förslaget som en plan, inte som en ursäkt. "Idag använder vi den skyddade vägen, och caféet har reserverat ett bord för er grupp" låter mycket bättre än "men, det regnar".

4. Kommunicera tidigt, med samma ord på alla ställen

Gäster är förlåtande när det gäller väder. De är dock inte förlåtande när det gäller tystnad. Enighet om en kort meddelandemall och publicera den på samma kanaler varje gång: din webbplatsbanner, Google Maps-lista, Instagram-berättelser och ett meddelande eller e-post till bokade gäster.

  1. Ange status: öppen, delvis öppen eller stängd.
  2. Ange vilka förändringar som har gjorts.
  3. Ange vad gästerna bör göra, och när de bör göra det.
  4. Uppdatera den igen när situationen förändras, även om det bara innebär att säga "ingen förändring".

Se till att ditt telefonsvar och dina öppettider på webbplatsen stämmer överens. Inget är mer frustrerande än en annons som säger att verksamheten är öppen, medan entréerna är stängda.

5. Förbered platsen och teamet

  • Gå igenom området efter den senaste stormen och notera vad som har skadats: dräneringssystem, hala ytor, läckande tak, lösa skyltar.
  • Se till att ha en väderbox redo med följande: handdukar, extra torra kläder för personalen, varningsskyltar, tejp, ficklampor.
  • Ge den tillfälliga personalen en kortfattad sammanfattning av policyn och de utlösande faktorerna. De är de som gästerna kommer att fråga om.
  • Flexibilitet i personalplaneringen: vaktskift, eller personal som är utbildade för olika uppgifter och kan byta arbetsområde.

6. Ordna med ekonomiska frågor

Du kan inte kontrollera vädret, men du kan minska dess påverkan på inkomsten.

  • Erbjud flexibla biljetter eller alternativ med öppen datum, vilket minskar risken för att gäster avbokar helt och hållet.
  • Sälj kuponger och tilläggstjänster som inte är beroende av en specifik dag.
  • Uppmuntra bokningar i förväg för grupper, med en tydlig regel för ombokning, så att en ensam regnig morgon inte förstör hela dagen.
  • Skapa en kort lista över lokala samarbetspartners, till exempel en närliggande inomhuslokal, för gäster som eventuellt behöver ett alternativ.

7. Granska efter varje dag med störningar

Spend tio minuter följande morgon på att notera vad som beslutades, när och hur gästerna reagerade. Under en säsong blir detta ditt eget verktyg för att hantera situationer, vilket är mycket mer användbart än en generell mall.

Målet är enkelt: gästerna ska alltid veta vad som händer, vad ni kommer att göra åt det, och att dagen fortfarande kan bli bra.